Алгоритм проведения інвентаризації

інформація

Перед використанням цього розділу обов'язково ознайомтесь з інструкцією Інвентаризація

1. Зупиніть продажі

Перед початком проведення інвентаризації необхідно зупинити продаж товарів на всіх касах. Це гарантує правильність підрахунку залишків і запобігає змінам у базі даних під час роботи з документами.

2. Перевірте наявність пасивних документів

Пасивні документи повинні бути відсутні.

Для перевірки виконайте такі дії:

1. Перейдіть у меню Звіти → Додаткові звіти → Помилки по документах.

2. Сформуйте звіт за весь період роботи.

3. Відкрийте вкладку Пасивні документи.

Якщо пасивні документи присутні — спочатку усуньте їх.

3. Створіть документ інвентаризації

1. Відкрийте меню Документи → Інвентаризація.

2. У фільтрі, за потреби, встановіть прапорець Період з, вкажіть дати та натисніть Сформувати, щоб переглянути всі документи інвентаризацій за вибраний період.

3. Натисніть Додати — буде створено новий документ інвентаризації, заповнений усіма поточними залишками товарів.

4. Створіть документи переобліку

Для створення документа перерахунку необхідно виділити створений документ інвентаризації та в нижній частині екрана натиснути кнопку Створити перерахунок.
Кількість документів перерахунку має відповідати кількості робочих місць, з яких буде вноситись фактична кількість товарів під час інвентаризації.

5. Перевірте правильність заповнення документа залишками

Для перевірки потрібно відкрити звіт Залишки по факту (меню Залишки → Залишки по факту). Необхідно звірити колонку Залишок у звіті Залишки по факту з колонкою Залишки на початок у документі перерахунку.
Для зручності можна звірити загальні суми по колонках. Якщо дані співпадають — звіт можна закрити та перейти до заповнення документа переобліку.

6. Відкрийте документ перерахунку

Щоб відкрити документ перерахунку для перегляду або редагування, двічі натисніть лівою кнопкою миші на його назві або скористайтеся кнопкою Редагувати у нижній частині вікна.

7. Внесіть фактичну кількість залишків аптеки у документ перерахунку

1. Виберіть потрібний товар — відкриється вікно редагування кількості.
2. Введіть фактичну кількість товару, яка є в аптеці на момент інвентаризації.

Якщо товар надходив з різних прихідних документів і відображається у перерахунку кількома рядками, необхідно:

• або ввести кількість окремо по кожному приходу у відповідний рядок,
• або вказати загальну кількість у одному рядку, а в інших — 0.

8. Додайте відсутній товар в документ перерахунку

Якщо під час заповнення документа перерахунку виявлено товар, якого немає у списку, його потрібно додати вручну.

1. Натисніть кнопку Додати товар.
2. У вікні фільтра виберіть потрібний товар і додайте його у перерахунок. Такий товар автоматично буде позначений прапорцем Додано без залишку.

Увага!

У перерахунок не можна додавати товар, якого ніколи не було у приході.

Якщо товар уже присутній у документі, не додавайте його повторно — просто скоригуйте кількість у наявному рядку

9. Завантажте дані з документів перерахунку в інвентаризацію

Після завершення внесення фактичних залишків у всі документи перерахунку, необхідно завантажити їх у документ інвентаризації.
Для цього відкрийте документ інвентаризації і в нижній частині вікна натисніть кнопку Завантажити дані окремих перерахунків.

10. Остаточна перевірка даних інвентаризації

Після завантаження перевірте правильність усіх даних у документі інвентаризації.
У разі виявлення неточностей — внесіть необхідні коригування перед завершенням процесу.

11. Створіть акт пересортиці

Щоб створити акт пересортиці виконайте наступні дії:

1. Натисніть кнопку Створити акт пересортиці у нижній частині вікна документа інвентаризації.

2. Документ Акт пересортиці буде автоматично створено в меню Документи → Акти пересортиці.

інформація

Новий акт пересортиці створюється пасивним — його обов`язково потрібно активувати.

12. Активуйте документ пересортиці

Перейдіть у меню Документи → Акти пересортиці, відкрийте потрібний документ і переведіть його у активний статус, щоб завершити процес інвентаризації.